Tras el último post, , quedan muchas más cosas que pasaron hasta llegar a la conferencia por contar. Y es que como ya dije, una conferencia requiere trabajo mucho trabajo!

Entradas

Las entradas…. Que decir, aquí tuvimos una sobrecarga tremenda, y principalmente nos la buscamos nosotros. En retrospectiva nos quitó mucho tiempo que podríamos haber dedicado a darle más cariño a otros apartados de la conferencia.

Por esas fechas leía en Twitter:

Cuidado con el último momento responsable, el primero irresponsable está a la vuelta de la esquina

Nuestro plan era sacar entradas early bird, general y sólo en caso necesario unas entradas late bird para el tramo final de la conferencia. Básico, en todas las conferencias se hace igual.

Pero la complejidad está en los detalles, que no tuvimos en cuenta. Sobre la marcha nos fuimos dando cuenta que no habíamos tenido en cuenta a desempleados y estudiantes, que no tuvimos en cuenta ponentes que habían comprado su entrada en el early bird, o incluso, no teníamos una forma, más allá del correo, de facilitar los intercambios de entradas. Todo lo fuimos poniendo sobre la marcha, gastando valiosos hangouts y esfuerzo que podíamos haber derivado a otros apartados de la conferencia.

En retrospectiva, aquí nos falto experiencia, si ahora volvieramos a organizar la conferencia, antes de lanzar cada pack de entradas, tendríamos los casos necesarios preparados. Creo que este punto es algo que se repite en todas las conferencias, y desde la comunidad, que ha ido organizando ya varias ediciones de conferencias y open space, podríamos tener mucho más claro los pasos necesarios para cualquiera que desee organizar un eventos. Me comprometo a mandar nuestro punto de vista a agile-spain, no sé todavía en que formato, para que se comparta con cualquiera que quiera organizar una conferencia.

El comité de selección

Durante el verano, y con la carga de trabajo que nos daban los trámites administrativos de las entradas, lanzamos el comité de selección. Teníamos más de 120 propuestas lanzadas en el idescale, dónde habíamos recogido feedback de la comunidad. Desde la organización buscamos crear un comité de selección 100% independiente, tanto del idescale (el feedback era para los ponentes, seguramente no explicamos bien este punto) cómo de posibles presiones de patrocinadores o favoritismos. El segundo criterio que pasamos al comité fue la calidad, sólo queríamos charlas que superasen la calidad que cada uno como persona queremos ver en una CAS.

Para ello buscamos y seleccionamos gente de dentro y fuera de la organización, con diferentes backgrounds, experiencias y puntos de vista, que por sólo su personalidad reflejaran su diversidad en la selección.

Habiendo seguro puntos de mejora, cómo hacer mucho más visible todo el proceso usando, por ejemplo, ideascale al 100% en su versión de pago, personalmente estoy muy contento con el resultado, creo que las sesiones fueron muy variadas, tocaban la mayoría de puntos de vista y tenían un nivel alto de calidad. Hay algo inevitable, y que sigue quedando para explorar en próximas ediciones, y es reducir el gap entre lo que el comité ve reflejado en un paper y lo que luego el ponente realmente presenta. Sucedió en esta conferencia también, aunque quizá en menor medida que en otras conferencias.

Las dos últimas semanas

Este es el momento en que la conferencia entra en modo “on fire”, muchos detalles que cerrar y poco tiempo para hacerlo. En lo primero que hicimos foco fue en cerrar el welcome pack, confirmamos que nos gustaban las excelentes propuestas de crisiscreativa, y lanzamos los pedidos. Fue una pena que no nos diese tiempo a todo lo que queríamos hacer, por ejemplo, sabíamos de anteriores conferencias que resultaba difícil elegir charla sólo por el título, así que queríamos preparar un libreto que tuviera el programa, la bio de los ponentes y la descripción de cada charla. No pudo ser, pero revisando el feedback de los asistentes es un punto a trabajar en próximas conferencias.

Para mitigar esta ausencia creamos una página de bienvenida y enlazamos un QR en el programa a está página. Creo que nadie ha entrado todavía, no se sí por el QR en sí, porque no supimos publicitario o por ambas razones. En esta página estaba, la fé de erratas del programa impreso, el mapa con la ubicación de cada ubicación de la conferencia, la bio de los ponentes, un enlace al ideascale y un fantástico calendario en iCal para tener la agenda de cada día en el programa.

Cada día que pasaba de estas dos semanas sacrificábamos un poco de nuestra vida laboral y personal, pero gracias a un equipo de personas fantástico que se volcó al 200% en la conferencia, lo sacamos adelante. Nos centramos en trabajar en la logística del evento, papelería, distribución de sesiones entre nosotros para el control de tiempos, espacios para el feedback, etc. De todo este trabajo, nos preocupaba mucho (a mi me llego a quitar el sueño) registrar a 350 personas en una hora. No sabíamos si era posible o no, no teníamos experiencia previa. Al final nos decidimos por algo muy parecido al sistema utilizado en carrefour, una única cola que se divide en varias y se accede según la velocidad a la que se libera cada puesto. A esto le añadimos que cada uno estuviera con un portátil y un documento compartido en Google donde buscar a los asistentes y márcalos rápidamente, y un mostrador adicional para incidencias. Hubo muchas menos de las que esperábamos, pero las que se resolvían en el mostrador no bloqueaban al resto de puestos.

Seguíamos teniendo miedo, así que muy cerca del día de la conferencia decidimos abrir un pre-registro. Esto nos creo más presión en el día anterior, teniendo que bajar el material antes y más rápido. De hecho, tuvimos nuestro momento de crisis cuando vimos que faltaban todas las tarjetas para el nombre. Por suerte se quedó en un retraso de 5 minutos tarde.

Aún así, fue un acierto hacer un pre-registro, nos permitió probar el sistema y ser mucho más eficaces en el registro.
Una idea que surgió en estas últimas semanas fue hacer sketchnoting (o visual recording como lo ha definido Toni Tassani en este hangout) durante las keynote. Quedo espectacular! Muchas gracias a Toni, Antonio y Javier.. sois unos cracks. (No he visto el cierre de la conferencia, espero que mi memoria recordase mencionaros, si estaba en mi chuleta lo haría 😉 ).

Durante la conferencia

CAS2K13-87Todo fue fluido durante la conferencia, salvo el momento con la visita de la inspectora de la fundación tripartita, anécdota que me guardo para contar con unas cervezas delante (pararlo toooodo!!! xD), los alumnos de la universidad fueron clave en que todo funcionase, llevando prácticamente todo, desde el control de tiempos y las tarjetas, pasando por cuidar las necesidades de cada ponente, hasta el apoyo durante el día en el mostrador, con el guardarropa (que descubrimos que había ese mismo día). Gracias! 

Nos adaptamos a cualquier incidencia, y planificamos los últimos detalles, realizando una reunión-retrospectiva cada día a la hora de la comida. Trabajar como un verdadero equipo fue lo que hizo que la conferencia saliera redonda. Bueno, dejando a parte el salir a demostrar ante 350 personas que soy incapaz de memorizar una lista ordenada de avisos 😉

No hubiera sido posible sin

Un equipazo de personas, que funcionaron como un equipo verdaderamente ágil, comprometido y apoyándose mutuamente. Ha sido una experiencia fantástica poder crear esta CAS2013 junto a vosotros, por fin, me siento unido a agileNorte de una forma que no había sido hasta ahora.

Ha sido un placer trabajar con vosotros Joserra, Vicenç, Gorka, Abdul, Teodora, Cristina, Joseba, Frank, Begoña, Mikel, Anaje, Aitor espero que pronto volvamos a juntarnos para compartir mucho más!

equipo

Estad atentos al próximo A que no hay h……! XD

Os leo!