Este año ha sido una CAS totalmente diferente para mí. En lugar de verlo desde el lado del asistente, este año he tenido una nueva perspectiva, la de formar parte de la organización. No voy a engañar a nadie, montar una conferencia requiere trabajar duro, muy duro, pero una vez ves que todo fluye, incluso aquello que no te dejaba dormir por las noches (¿cuanto tiempo tardan 350 personas en registrarse?), no hay mejor recompensa.

Me gustaría que este post sirviera como punto de partida para la próxima organización y también para aquellos que sienten curiosidad por saber como se monta una conferencia desde el inicio.

Me reservo mi resumen sobre lo que me llevo al trabajo para cuando pueda repasar las sesiones. Por supuesto no hay espacio para todo, pero intentaré resumir todo aquello que fue destacable.

Los grandes inicios

Cuando empezamos con la preparación de la conferencia, nos vimos abrumados por el apoyo que estábamos recibiendo, no recuerdo el número de personas que estábamos en la lista original de la organización, pero seguro que más de 20. El anuncio oficial de que la conferencia sería en Bilbao coincidió con uno de los eventos con más asistencia de agileNorte, el AgileClinic Recetas Ágiles, y mucha gente se apuntó a organizar la conferencia.

El apoyo fue tan grande, que el número de correos era overwhelming, imposible de procesar en un día. Se creaban acciones en paralelo, muchas de las cuales no llegan a nada, se tomaban decisiones sobre la logística de la conferencia cuando todavía quedaba un año!, en un intento de poner algo de orden, creamos un tablero en Trello, el cuál lo llenamos en menos de un día.

Finalmente, hicimos dos primeras reuniones en persona, para dar los trazos iniciales, decidimos nuestros keynoters, Ángel Medinilla y Koldo Saratxaga eran fijos en nuestra lista y, sinceramente, Tobias Mayer lo veíamos como una Bilbainada. Los tres sentarían el guión  que queríamos para la conferencia, una introducción electrizante, un desarrollo inspirador y exploratorio y una conclusión asentada y convincente.

Decidimos que queríamos una conferencia mixta, que aceptase tanto charlas en castellano y en inglés, en lugar de una conferencia sólo en inglés, no estábamos convencidos de que fuese el momento.

La lista de correo seguía desbocada, aunque a las reuniones asistíamos los 10 – 11 de siempre. Y llego el punto de inflexión.

Este momento se lo tengo que agradecer a Jorge Uriarte, que sabiamente y desde una posición distanciada del fragor de la batalla (visión que repitió durante muchos momentos clave) escribió a la lista aconsejando postponer decisiones, centrarse en lo más urgente y enfriar el movimiento de acciones sin completar. Y lo consiguió, tanto que casi desaparecemos, tardamos unas semanas en volver a dar señales de vida, pero de repente nos encontrabamos sólo aquellos que realmente nos sentíamos comprometidos con sacar adelante la conferencia, surgían menos acciones pero mucho más focalizadas. Fue un momento difícil, pero fue lo que necesitábamos, gracias Jorge!

Patrocinios

Durante las primeras reuniones ya esbozamos el modelo de patrocinios que queríamos. Buscamos alejarnos de los módelos tradicionales en paquetes, y crear un patrocinio orientado a momentos clave en la conferencia. Al final decidimos un modelo mixto, que creo  funcionó bastante bien. Desde el primer momento se nos acercaron algunas empresas, sorprendetemente de fuera de los círculos habituales, incluso cuando todavía no teníamos el folleto con las opciones totalmente cerrado (lo que nos dio algún dolor de cabeza después).

Creo que es un modelo muy a tener en cuenta para próximas conferencias, aunque quizá más allá de los coffe-break no supimos transmitir el ROI de cada uno de los momentos. Sin embargo el hecho de ser mixto ayudó mucho a llegar a empresas con diferentes intereses.

Para preparar el folleto con los patrocinios necesitábamos tener una imagen definida y una plataforma para publicitarlo, la web, así que empezamos a trabajar en la imagen. Fichamos a crisiscreativa, para que le diera una vuelta a la imagen tradicional de la CAS y buscase una imagen coherente para todo el evento. En mi opinión lo consiguió con creces, ¿guardaste su tarjeta que venía en el welcome pack verdad? 😉

Ritmo Sostenible y Economía

Finalmente, encontramos nuestro ritmo sostenible, ya en una nueva lista con sólo el equipo activo, empezamos a reunirnos cada dos semanas, dándonos tiempo para trabajar durante la semana en acciones sin interrumpir demasiado nuestro compromisos laborales, y reflexionar sobre la dirección que seguíamos.

Nuestra mayor preocupación eran las cuentas, en este momento un ejercicio de adivinación, especialmente por el coste del local que teníamos que soportar. Queríamos mantener la tradición de una conferencia sostenible, sin pérdidas. Pero teníamos que hacer una apuesta,  el Bizkaia Aretoa sería la ubicación del local, costase lo que costase. Avisamos a agile-spain del riesgo que estabamos asumiendo y de las acciones para reducirlo.

Teníamos la oportunidad de colaborar con la EUITI para poder utilizar el Bizkaia Aretoa de forma gratuita,  pero teníamos el handicap que nunca habíamos estado en contacto con ellos, salvo para acciones puntuales e independientes a agileNorte. Mandamos una batallón de espartanos a una reunión con la escuela, y no pudieron volver más contentos y con mejores noticias. Otro hito increíble conseguido, dónde los colaboradores externos fueron de nuevo fundamentales, tanto para la reunión como para las acciones posteriores de formación y divulgación con los alumnos (qué estamos deseando se conviertan en más).

Gracias Guillermo (@ggalmazor) y Jorge (@jorgeuriarte) por ayudarnos, cracks!. Y gracias a las personas maravillosas que  descubrimos en la escuela, Anaje, Begoña y Mikel. Puedo decir muy contento que mi equivocada imagen de los profesores de universidad ha cambiado mucho al conoceros!

Uff! Acabo de superar las 800 palabras, y eso que he resumido bastante! Dejamos las entradas, el comité de selección, los días previos a la conferencia y la conferencia para el siguiente post!

Os leo!